Hanh Rom's Blog

Nhân viên Sales Logistics cần phải làm những gì ?

Nói về khái niệm hàn lâm Logistics là gì ? thì có rất nhiều website và diễn đàn nói về vấn đề này. Tuy nhiên, để tìm ra một bài viết về một quy trình trọn vẹn mà nhân viên Sales Logistics cần phải làm thì rất khó, vì thế hôm nay mình viết bài này nhằm chia sẻ kinh nghiệm của mình sau một thời gian hoạt động cũng như tìm hiểu tại vị trí Sales Logistics tại một công ty Logistics nhỏ để các bạn tham khảo thêm

1. Xác định lợi thế cạnh tranh.

Hãy quan sát và đánh giá xem công ty bạn mạnh về mảng nào? Vì hầu hết các công ty đều sẽ tập trung đánh vào một mảng hoặc là hàng khô, hoặc là hàng lạnh, và các tuyến có khả năng cạnh tranh cao hơn đối thủ đó có thể là tuyến Châu Á , Châu Âu, Châu Mỹ,… đối với công ty Logistics nhỏ thường chọn tuyến Châu Á, vì đơn giản, dễ làm, giá cả phải chăng, lượng khách hàng đông, còn tuyến Âu, Mỹ, Úc có giá cao điều này yêu cầu công ty phải có nguồn vốn lớn và ổn định; bên cạnh đó còn thường xuyên thay đổi giá, nhiều phụ phí phát sinh, luật XNK hàng hóa khắt nghiệt nên cần cẩn thận khi đi những tuyến này.

Bước một này khá đơn giản, bạn có thể tham khảo các nhân viên cũ của công ty để xác định dễ dàng hơn. Khi xác định được thế mạnh cạnh tranh của công ty, bạn sẽ vạch ra đâu là khách hàng tiềm năng để sale hiệu quả hơn.

2. Xác định khách hàng mục tiêu.

Đối tượng của nhân viên Sales Logistics là những nhân viên có quyền quyết định việc booking tàu, thuê dịch vụ xuất nhập khẩu, hầu hết đó chính là nhân viên xuất nhập khẩu, tuy nhiên ở môt số công ty nhỏ, chủ doanh nghiệp sẽ kiêm luôn nhiệm vụ này. Sales Logistics chia ra 3 bộ phận:

3. Tìm kiếm khách hàng.

Cách 1: Tìm theo khách hàng tiềm năng

Như mình đã nói trên, sau khi vạch ra thế mạnh và khách hàng tiềm năng của công ty, bạn cần xoay quanh và khai thác triệt để nguồn khách hàng của mình, những khác hàng mà bạn tự tin rằng dịch vụ Logistics của công ty bạn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ.

Cách 2: Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa, …

Áp dụng nếu công ty bạn chưa mạnh về tuyến nào cả, hoặc bạn là một công ty lớn mạnh về nhiều mặt

Đây là cách thức mà chủ yếu các hãng tàu (shipping line hay Liner) và các nhà Forwarder lớn hay áp dụng. Các nhà forwarder lớn do có mối quan hệ tốt, và lượng hàng khủng nên được ưu đãi về giá, dẫn đến họ tìm khách hàng theo mùa hàng, chứ không cần khoanh vùng một loại khách hàng nào cả.

Nhưng thực tế cho thấy các công ty Forwarder lớn đã có sẵn lượng khác hàng ổn định từ các khu công nghiệp, các công ty lớn và nhân viên Sales Logistics của những công ty này họ khá bận rộn trong việc đi follow và giữ chân lượng khách hàng quen thuộc của mình, cho nên những khách hàng nhỏ, mới vào nghề rất dễ bị bỏ xót. Do vậy, nếu bạn là Sales Logistics của một công ty mới và nhỏ thì vẫn có thể thành công chỉ cần một chút lanh lẹ và sự chăm chỉ áp dụng internet hoặc một số mối quan hệ tốt của mình để tìm nguồn khách hàng.

4. Xác định thông tin khách hàng.

Sales Logistics, hay còn gọi là Sales Forwarder ở Việt Nam có đôi chút khác biệt, vì thói quen sử dụng nhập CIF, bán FOB của các doanh nghiệp XNK trong nước nên tùy thuộc vào từng loại ta cần xác định những thông tin khác nhau.

Sau khi đã tiếp cận được với khách hàng mục tiêu, hãy khéo léo trò chuyện và khai thác thông tin từ họ, càng nhiều thông tin càng tốt, đừng hỏi cứng nhắc như tra khảo họ, hãy trò chuyện như những người bạn, người đồng nghiệp thực sự của họ. Hãy chuẩn bị một quyển sổ tay để ghi chép những điều cần nói và ghi thông tin nhận được từ phía khách hàng.

Một số thông tin cần khai thác trong trường hợp này :

Ví dụ : Sau cuộc trò chuyện bạn tóm lại được thông tin khách hàng như sau : Công ty TNHH ABC, sắp có một lô hàng mùn cưa nén, nguyên cont 20′, dự kiến XK qua Busan (Hàn Quốc) vào tháng 8 tới, xuất giá CIF, cần báo giá vận chuyển và giá làm thủ tục hải quan.

5. Phân loại khách hàng.

6. Liên hệ hãng tàu.

Tùy thuộc vào từng loại hàng, từng vào phương thức vận chuyển đường biển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển ta sẽ liên hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng. Tốt nhất nên tập trung vào một số hãng cố định để được trở thành khách hàng quen thuộc để nhận được ưu đã về giá.  Nếu bạn là nhân viên mới vào nghề nên kiểm tra giá từ 2 hãng vận chuyển trở lên để có sự lựa chọn tốt nhất.

7. Báo giá theo nhu cầu.

Sau khi có giá từ hãng tàu về tuyến và lượng hàng theo nhu cầu của khách hàng. Ta tiến hành báo giá cho khách hàng. Khi báo giá cho khách hàng cũng nên quan tâm khách hàng đó cần giá hay cần chất lượng, phần này rất quan trọng, vì nếu khách cần chất lượng, bạn có thể đôn giá cao để lấy lời thêm thay vào đó hãy phục vụ họ thật nhiệt tình, còn đối với đối tượng quan trọng giá, hãy cho họ một cái giá mềm thôi, và không cần chi quá nhiều thời gian với họ.

Những nội dung cần báo :

Sau khi có tất cả các loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu cầu của khách hàng. Nếu là khách hàng quen thuộc, đã qua nhiều đợt làm ăn có thể gọi điện báo giá. Nếu là khách hàng mới, hoặc muốn thông báo thông tin đầy đủ đến khách hàng có thể gửi mail báo giá đến khách hàng.

Sau đó bạn nhận được phản hồi từ khách hàng họ không đồng ý hợp tác cùng bạn, hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân thâm chí là hỏi thẳng họ lí do, tìm cách thuyết phục và thương lượng, đồng thời rút kinh nghiệm cho lô hàng sau; còn nếu mọi chuyện vẫn thuận lợi chuyển qua giao đoạn tiếp theo – theo dõi hàng hóa.

8. Theo dõi hàng hóa.

Vì là người đứng giữa nên công ty phải theo dõi cả 2 phía, theo dõi khách hàng để kịp thời xử lý hàng đúng ngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn của khách gây mất uy tín của công ty và theo dõi hãng tàu để book tàu kịp thời chuyến gần nhất, vì thường khách hàng sẽ tham khảo giá trước 20 ngày thậm chí 1 tháng so với ngày xuất nhập hàng hóa. Do đó, khi khách hàng đã đồng ý thuê công ty vận chuyển lô hàng sắp tới thì cần phải theo dõi để book tàu kịp thời.

9. Chuyển giao công việc.

Công việc của Sales Logistics đã hoàn thành 80%, các phần còn lại bộ phận chứng từ và giao nhận sẽ đảm nhiệm để đưa hàng đến nơi quy định, theo đúng những nhu cầu mà khách đã đề nghị.

Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với người gửi hàng hoặc người nhập hàng để lấy một số chứng từ liên quan như packing list, invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, … Và sẽ phát hành một số chứng từ như House bill, D/O, … phục vụ cho quá trình làm việc giữa bộ phận giao nhận với hải quan, và giữa công ty với khách hàng.

Bộ phận giao nhận : Đến ngày xuất, nhập hàng, cầm tất cả các giấy tờ, chứng từ liên quan ra cảng, kho, bãi, tiến hành làm thủ tục xuất, nhập hàng, chuyển giao hàng cho người nhận hàng.

10. Chăm sóc khách hàng.

20% còn lại đối với bạn đó là làm cách nào để giữ chân khách hàng sau đó. Hãy chăm sóc họ thật tốt , hãy đưa họ trở thành khách hàng trung thành của công ty. Hãy gửi một lời nhắn qua điện thoại, gmail, skype cho khách hàng khi đến dịp lễ, tết; mở ra những buổi tiệc giao lưu, gặp gỡ cà phê trò chuyện các kiểu để thân thiết hơn. Ở nhiều doanh nghiệp sẽ có dịch vụ tư vấn nghiệp vụ miễn phí giúp cho đối tác của mình khi gặp khó khăn trục trặc với hải quan, thông quan, giảm thuế,…

 

 

Exit mobile version